Je eerste medewerker aannemen

Je eerste medewerker aannemen

Het in dienst nemen van je eerste werknemer is een enorme stap. Door de jaren heen ben ik weinig ondernemers tegengekomen die dit níet spannend vonden. Wanneer je bedrijf zo ver is gegroeid dat je personeel nodig hebt, mag je trots zijn op jezelf. Tegelijkertijd is het goed om je te realiseren dat je hiermee ook risico’s neemt.

Risico’s zijn er namelijk genoeg – en in dit artikel helpen we je die in kaart te brengen én af te dekken.

Kom je tot de conclusie dat je hier wel wat hulp bij kan gebruiken? Neem dan gerust contact met mij op via [email protected].

Wat zijn de risico’s bij het aannemen van je eerste werknemer?

Laten we beginnen met een overzicht van veelvoorkomende risico’s bij het aannemen van je eerste werknemer. Bekijk deze lijst zorgvuldig en sta stil bij situaties waar je misschien nog niet aan gedacht had:

• Ziekte, uitval of verlof: Je betaalt door terwijl er niet wordt gewerkt.
• Niet-functioneren vanuit financieel oogpunt: De medewerker verdient zichzelf niet terug.
• Niet passend binnen je bedrijfscultuur: Er is wrijving met collega’s, klanten of met jou als ondernemer.
• Diefstal, fraude of oplichting: Komt vaker voor dan je denkt, in allerlei vormen.
• Concurrerende activiteiten: Werknemers die klanten meenemen naar een concurrent of zelf starten.
• Onmisbaarheid: Als één medewerker onmisbaar wordt, ben je te kwetsbaar.
• Overbodigheid: Door ontwikkelingen is de functie niet meer nodig.
• Re-integratieproblemen: Na ziekte is iemand niet meer op het juiste niveau.
• Slordige loonadministratie: Met risico op boetes en naheffingen.
• Pensioenadministratie: Niet geregeld? Dan kan het pensioenfonds alsnog komen navorderen.
• Urenverplichting: Je biedt 40 uur aan, maar hebt maar voor 24 uur werk.

Zoals je ziet: Risico’s bij het aannemen van je eerste werknemer zijn divers en soms verraderlijk klein, maar met grote gevolgen.

Hoe kun je deze risico’s afdekken?

Een groot deel van de risico’s bij het aannemen van je eerste werknemer is gelukkig goed af te dekken of zelfs uit te besteden. We adviseren onze klanten om de volgende stappen te nemen:

• Laat een arbeidscontract opstellen door een specialist.
• Neem een proeftijd op in het contract.
• Stel een functie- en taakomschrijving op.
• Maak duidelijke afspraken en leg verwachtingen vast.
• Besteed je loonadministratie uit aan een professionele partij.
• Sluit een verzuimverzekering af.
• Start bij voorkeur parttime in plaats van direct 40 uur.
• Vraag een loonheffingennummer aan bij de Belastingdienst.
• Sluit je aan bij een pensioenfonds, indien van toepassing.

Met deze maatregelen kun je de meeste risico’s bij het aannemen van je eerste werknemer beperken tot een acceptabel niveau.

Wat voor contract ga je aanbieden?

Een belangrijke overweging: welk type contract past het beste bij jouw situatie? Denk aan:

• Tijdelijk of vast contract
• Flexibel aantal uren
• Contract met of zonder auto/laptop/telefoon van de zaak

Weet dat ook de contractvorm impact heeft op de risico’s die je loopt als werkgever.

Alternatieven voor een vast dienstverband

Je hoeft niet direct een medewerker in loondienst te nemen. Dit zijn andere opties om ervaring op te doen met personeel:

• Payroll: Administratie en risico’s liggen bij de payrollpartij.
• Uitzendkrachten: Flexibele inzet, via het uitzendbureau.
• Freelancers: Inhuur op projectbasis, geen werkgever-zijn.
• Stagiaires: Tijdelijk en leerzaam voor beide partijen.

Bij deze opties zijn de risico’s bij het aannemen van je eerste werknemer deels verschoven naar een andere partij, maar blijven nog steeds aanwezig.

Veelgemaakte denkfouten bij eerste aanname

We hebben vaak gezien dat ondernemers te luchtig omgaan met de aanstelling van hun eerste medewerker. Veelgehoorde uitspraken:

• “Een contractje trek ik zo van het internet.”
• “De functie? Dat leg ik wel uit als het zover is.”
• “Auto van de zaak? Laptop erbij? Komt wel goed.”
• “Je zit soms alleen op kantoor, want ik ben veel buiten de deur.”

Deze houding is begrijpelijk, maar vergroot de kans op problemen. En dat zijn precies de risico’s bij het aannemen van je eerste werknemer die je wilt vermijden.

De overheid maakt geen onderscheid

Of je nu één medewerker hebt of honderd: voor de overheid gelden dezelfde regels. En als je als kleine ondernemer iets vergeet te regelen, dan word je daar net zo hard op afgerekend als een grote multinational.

Heb je iets niet goed vastgelegd en wil je afscheid nemen van je werknemer? Dan kan één foute stap je duur komen te staan. In het slechtste geval kan het zelfs je bedrijf de das omdoen.

Mijn advies: begin met 100% duidelijkheid

Mijn belangrijkste advies bij het aannemen van je eerste werknemer: zorg vanaf het begin voor maximale duidelijkheid. Dat betekent onder andere:

• Laat elk contract controleren door een arbeidsjurist of ervaren HR-specialist
• Stel een functie-/taakomschrijving op
• Start direct met een functioneringscyclus (1 à 2 gesprekken per jaar)
• Stel een compact personeelsreglement op (regels, normen, waarden)
• Leg alles vast wat te maken heeft met bedrijfseigendommen (zoals auto’s en laptops)
• Vergeet de verplichte RI&E of gezondheidschecklijst niet

Want ook dit zijn allemaal punten waarop risico’s bij het aannemen van je eerste werknemer ontstaan als je ze over het hoofd ziet.

Neem contact op voor advies

Ben je van plan binnenkort je eerste medewerker aan te nemen? Of wil je weten wat je moet doen als je werknemer vaak ziek is?

De MPC helpt je graag met het opzetten van een stevig fundament voor jouw werkgeverschap. Neem gerust contact op via [email protected] of plan eenvoudig een afspraak in via onze website.