Hoe stel je een vaststellingsovereenkomst op?
Soms komen werkrelaties tot een punt waarop een scheiding van wegen de beste optie is, zowel voor de werkgever als de medewerker. Gesprekken hebben wellicht geen oplossing geboden, of de situatie vereist een formele afronding. Wanneer er overeenstemming is bereikt over het beëindigen van het dienstverband met wederzijds goedvinden, biedt een vaststellingsovereenkomst (VSO) een gestructureerde en professionele uitweg.
De vaststellingsovereenkomst is een cruciaal instrument om een arbeidsovereenkomst netjes en conform de wettelijke eisen te beëindigen. Het opstellen ervan vereist precisie en kennis van arbeidsrechtelijke zaken om toekomstige complicaties te voorkomen.
Wat houdt een Vaststellingsovereenkomst (VSO) in?
Een Vaststellingsovereenkomst (VSO) is een schriftelijke overeenkomst tussen een werkgever en een medewerker waarin zij gezamenlijk besluiten de arbeidsovereenkomst te beëindigen en alle bijbehorende afspraken vastleggen. Het kenmerkende aspect van een VSO is het wederzijds goedvinden: beide partijen stemmen in met de beëindiging en de voorwaarden ervan.
Het grote voordeel van een VSO is dat het vaak een snellere, minder kostbare en minder conflictueuze methode is om een dienstverband af te ronden, vergeleken met een ontslagprocedure via het UWV of de kantonrechter. Een zorgvuldig opgestelde VSO is essentieel, want dit document moet aan specifieke wettelijke eisen voldoen om ervoor te zorgen dat de medewerker bijvoorbeeld zijn of haar recht op een WW-uitkering behoudt. Voor de werkgever biedt het de mogelijkheid om op een geordende wijze afscheid te nemen, zonder de risico’s van een langdurige en onzekere juridische procedure.
De voordelen van een VSO
Het kiezen voor een vaststellingsovereenkomst biedt verschillende voordelen voor zowel werkgever als werknemer:
Geen juridische procedures: Een VSO stroomlijnt het proces. Je vermijdt de complexiteit en duur van procedures via het UWV of de kantonrechter. Dit bespaart aanzienlijk tijd en juridische kosten.
Efficiënte afhandeling: Het ontslag kan relatief snel en professioneel worden afgehandeld, mits er goede afspraken worden gemaakt.
WW-recht kan behouden worden: Een correct opgestelde VSO zorgt ervoor dat de medewerker in de meeste gevallen recht houdt op een WW-uitkering. Dit biedt financiële rust voor de medewerker tijdens de zoektocht naar een nieuwe functie. Het is cruciaal dat de juiste formuleringen over de reden van het ontslag en de opzegtermijn in de VSO zijn opgenomen.
- Let op! Het recht kan behouden worden: Uiteindelijk bepaalt het UWV hoe en of men een uitkering verkrijgt. Geeft nooit garanties als werkgever, richting de werknemer.
Duidelijkheid voor beide partijen: Alle afspraken met betrekking tot het ontslag worden helder en gedetailleerd vastgelegd. Dit voorkomt misverstanden achteraf en zorgt voor een nette afronding van het dienstverband.
Praktische stappen bij het opstellen van een VSO
Het proces van een VSO omvat doorgaans verschillende fases om tot een correcte en bindende overeenkomst te komen:
1. Voorbereiding en communicatie
Voordat een VSO wordt opgesteld, is het belangrijk dat er open en constructieve gesprekken plaatsvinden met de medewerker. Het doel is wederzijds begrip en instemming te creëren voor de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat de medewerker openstaat voor de VSO, wat de basis legt voor een soepel proces. Eventueel reeds opgebouwde dossiers rondom het functioneren of de situatie van de medewerker kunnen hierin een rol spelen, mocht de discussie richting een eenzijdig ontslag gaan.
2. Opstellen van de overeenkomst
Zodra er overeenstemming is over het principe van de beëindiging, wordt een concept-vaststellingsovereenkomst opgesteld. Dit document dient compleet te zijn en alle essentiële afspraken te omvatten. Denk hierbij aan:
De einddatum van het arbeidscontract, waarbij rekening gehouden wordt met de wettelijke opzegtermijn.
De hoogte van de transitievergoeding, die wettelijk minimaal 1/3e maandsalaris per gewerkt jaar bedraagt. Hier kan je gemakkelijk uitrekenen hoe hoog te transitievergoeding dient te zijn.
- Let op! Neem bij de berekening altijd de vakantietoeslag mee en eventuele andere salarisrechten (bonus, 13e maand, etc.).
Details over de eindafrekening, inclusief vakantiegeld, openstaande vakantiedagen en eventuele bonussen.
Afspraken over vrijstelling van werk tot de einddatum, indien van toepassing.
Voorwaarden omtrent geheimhoudingsplicht, concurrentiebeding en relatiebeding, indien relevant.
De inlevering van bedrijfseigendommen (zoals laptop, telefoon of leaseauto).
De finale kwijting, wat betekent dat geen van beide partijen na ondertekening nog verdere claims tegen de ander kan indienen.
Eventuele bijdragen aan rechtsbijstand of outplacement.
3. Afronding en nazorg
Na het opstellen van de VSO wordt deze ter beoordeling aangeboden aan de medewerker. De medewerker heeft altijd recht op een wettelijke bedenktermijn van twee weken, waarin hij of zij zonder opgaaf van redenen de overeenkomst kan ontbinden. Na ondertekening door beide partijen volgt de correcte afhandeling, zoals het verzorgen van de eindafrekening en de correcte dossiervorming. Ook afspraken over social media-uitingen en eventuele verplichtingen bij ziekte tot vier weken na uitdiensttreding kunnen hierin worden meegenomen.
Door dit proces zorgvuldig te doorlopen, wordt het ontslag met wederzijds goedvinden op een professionele en respectvolle manier geregeld, wat beide partijen in staat stelt met helderheid verder te gaan. Wil je je VSO gecontroleerd hebben of wil je deze opgesteld krijgen? Neem dan gerust contact op met DePersoneelsChef.nl .