Hoe voorkom ik een loonsanctie bij de WIA aanvraag?
Langdurige ziekte van een medewerker is een uitdaging voor zowel de werknemer als de MKB-er. Met een klein team voel je de impact direct en als werkgever moet je voldoen aan strikte wettelijke verplichtingen, vooral als de ziekte richting de 104 weken arbeidsongeschiktheid gaat. Een loonsanctie van het UWV kan dreigen als je niet alles goed regelt, met financiële en administratieve gevolgen. Toch is dit geen reden voor stress, maar een kans om het proces goed aan te pakken.
Deze blog legt uit wat MKB-ers moeten doen om problemen te voorkomen, welke risico’s ze lopen, en hoe ze een gestructureerde aanpak kunnen volgen om een loonsanctie te vermijden.
Verplichtingen bij langdurige ziekte
Het managen van langdurige ziekte begint met het volgen van de wettelijke regels. Als MKB-er moet je het loon van de zieke medewerker doorbetalen, met of zonder verzuimverzekering, meestal tot twee jaar. Direct na de ziekmelding betrek je een arbodienst, die een probleemanalyse en een plan van aanpak opstelt in samenwerking met de medewerker. Dit plan beschrijft hoe re-integratie wordt aangepakt. Elke 4-6 weken plan je voortgangsgesprekken met de medewerker, naast periodieke checks door de bedrijfsarts of arboverpleegkundige. Na 42 weken meldt de arbodienst de ziekte bij het UWV. Na een jaar volgt de eerstejaarsevaluatie, waarbij een Functionele Mogelijkheden Lijst (FML) wordt opgesteld. Een arbeidsdeskundige gebruikt deze lijst om te bepalen of re-integratie mogelijk is binnen je bedrijf (eerstespoor) of bij een andere werkgever (tweedespoor). Deze stappen vormen de basis voor een correct proces.
Risico’s van een loonsanctie
Als je slordig omgaat met het re-integratieproces, kan het UWV een loonsanctie opleggen. Dit betekent dat je tot een extra jaar loon moet doorbetalen, zelfs als de medewerker niet meer bij je werkt – een financiële nachtmerrie voor MKB-ers. Een loonsanctie volgt als je geen volledig dossier hebt, geen voortgangsgesprekken voert, of re-integratie niet serieus neemt. Bij tweedespoor-re-integratie moet je medewerker bijvoorbeeld 4-6 sollicitaties doen onder begeleiding van een re-integratiecoach, en jij blijft verantwoordelijk voor het monitoren van de voortgang. Rond de 88e week dient de medewerker een WIA-aanvraag in, en jij levert het complete re-integratiedossier aan het UWV. Het UWV beoordeelt streng: heb je alle stappen gevolgd, verslagen bijgehouden, en samengewerkt? Zonder dossier of co-operatie riskeer je een sanctie.
Hoe problemen te voorkomen
Een gestructureerde aanpak helpt MKB-ers om problemen te vermijden. Start direct bij de ziekmelding: betaal het loon door, betrek de arbodienst, en stel een probleemanalyse en plan van aanpak op met je medewerker om betrokkenheid te stimuleren. Plan elke 4-6 weken een voortgangsgesprek en documenteer alles: besproken punten, wat werkt, en wat niet. Zorg dat de 42e-weekmelding naar het UWV klopt, en voer na een jaar de eerstejaarsevaluatie uit met de FML. De arbeidsdeskundige bepaalt of re-integratie eerstespoor of tweedespoor is, maar jij moet ervoor zorgen dat het proces serieus verloopt. Bij tweedespoor ondersteun je sollicitatie-inspanningen, bijvoorbeeld met een coach. Bij de WIA-aanvraag lever je een waterdicht dossier: alle stappen, gespreksverslagen, en eventuele aanpassingen in het re-integratiedoel. Een co-operatieve houding is essentieel om sancties te voorkomen.
Praktische stappen voor een goed dossier
Een sterk re-integratiedossier is de sleutel tot succes. Enkele praktische stappen:
- Start direct: Betrek de arbodienst binnen een week en stel een plan van aanpak op.
- Documenteer alles: Noteer elk voortgangsgesprek, inclusief afspraken en resultaten.
- Plan regelmatig: Houd elke 4-6 weken contact met de medewerker en de arbodienst.
- Volg tweedespoor serieus: Zorg voor sollicitatiebegeleiding en monitor de inspanningen.
Deze stappen houden je proces overzichtelijk en juridisch robuust.
Voordelen van een goede aanpak
Een goed geregeld re-integratieproces biedt MKB-ers rust en zekerheid. Je vermijdt loonsancties, wat je financieel beschermt. Een volledig dossier toont aan dat je je plichten serieus neemt, wat juridische problemen voorkomt. Bovendien laat je als werkgever zien dat je zorg draagt voor je medewerker, zelfs in een moeilijke situatie, wat je reputatie versterkt. Ook helpt dit om talent te behouden of aan te trekken in een krappe arbeidsmarkt. Door de regels te volgen, creëer je ruimte om je te focussen op je bedrijf, zonder de stress van UWV-controles.
Grip op langdurige ziekte
Langdurige ziekte van een medewerker is geen eenvoudige situatie, maar met een duidelijke aanpak houden MKB-ers de controle. Door vanaf dag één de juiste stappen te zetten, een volledig dossier op te bouwen, en co-operatief te zijn, voorkom je loonsancties en juridische problemen. Dit geeft niet alleen rust, maar laat ook zien dat je een verantwoorde werkgever bent. Met een helder proces kun je je richten op wat je het beste doet: je bedrijf runnen en je klanten bedienen.
Handige tip!
Download hier de Checklist Personeelsdossier; ook hierin staat een overzicht puntsgewijs opgesteld, zodat je nog makkelijker ziet wat je moet doen bij langdurige ziekte van een werknemer.