Voorbereiden op een functioneringsgesprek
Wanneer je een beslissing hebt genomen functioneringsgesprekken te gaan voeren met jouw medewerkers, is het van belang je goed voor te bereiden op zulke gesprekken. Aan de hand van het vorige gesprek en het gedrag van de afgelopen tijd kan je zaken bespreekbaar maken en afleiden hoe de progressie van de medewerkers in elkaar steekt.
Wat is een functioneringsgesprek?
Voor de duidelijkheid: Functioneringsgesprekken zijn twee-wegsgesprekken, waarin zowel werkgever én -nemer beiden invulling geven aan het gesprek. De werkgever stelt vragen en laat de werknemer praten. Anders als een beoordelingsgesprek waarin de werkgever aan het woord is en “rapportcijfers” geeft op basis van een aantal competenties.
Het is van belang over de volgende punten te hebben nagedacht:
- Heb je jouw eigen doelen helder voor ogen?
- In hoeverre beschik je over een degelijk functioneringsformulier?
- Beschik je over functie-/taakomschrijvingen?
- Heb je de personeelsdossiers op orde?
- Zijn de medewerkers ingelicht over de ophanden zijnde gesprekken?
- Heb je voldoende tijd ingeruimd voor de gesprekken?
Om sturing te kunnen geven aan uw medewerkers, is het van belang te weten waar je zelf staat en heen wilt met de organisatie. Doelen die je gesteld hebt en hoe de medewerkers zich daarin verhouden, zijn essentieel. Het gaat namelijk om verwachtingen die je hebt voor jezelf en over jouw medewerkers. Denk er eens over na. Zodra dit soort zaken helder voor ogen staan, is het veel gemakkelijker de gesprekken in te steken.
Opbouw van een functi0neringsgesprek
Wat betreft het voorbereiden op een functioneringsgesprek is het raadzaam deze op een juiste te hebben opgebouwd. Omdat je een functioneringsgesprek als een tussentijds gesprek kunt beschouwen, waarbij ook bijgestuurd kan worden i.v.m. eerdere gestelde doelen, is het zaak veel ruimte te laten voor je om zaken op te schrijven tijdens het gesprek. Zijn de diverse competenties netjes benoemd? Jij maakt het jezelf zo makkelijk mogelijk daar even bij stilgestaan te hebben.
Functie-/taakomschrijving dient als een heldere basis voor een functioneringsgesprek
Wat hier verder in helpt, is wanneer vooraf heldere functie-/taakomschrijvingen zijn gemaakt voor de medewerkers. Per functie o.a. beschrijven wat het doel van de functie is, de taken, de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden zijn. Met deze beschrijving kan je per medewerker gemakkelijker doelen vastleggen op het functioneringsformulier lopen, waarbij het toch een persoonlijk geheel wordt.
Wat moet je nog meer op orde hebben voor het functioneringsgesprek?
Daarnaast is het handig de personeelsdossiers op orde te hebben. Stel dat tussentijds veranderingen komen in werktijden, variaties in functie, eventuele waarschuwingen, etc. dan is het zeer handig daar zaken van te hebben vastgelegd. Stel dat je wil terugkomen op die ene waarschuwing, om middels een voorbeeld duidelijk te maken dat iets beter kan, dan is het handig die schriftelijke waarschuwing erbij te hebben om aan te refereren.
Voorbereiden op een functioneringsgesprek? Op tijd beginnen geeft meer tijd
Het inlichten van de medewerkers over de functioneringsgesprekken wordt als positief ervaren. Men kan zich voorbereiden op het functioneringsgesprek, wanneer je het tijdig aankondigt. Stel dat je eerder verslagen van deze gesprekken hebt gemaakt, kan je deze ook uitreiken om de medewerkers zich beter te laten voorbereiden.
Als laatste: ruim voldoende tijd in per gesprek. Belangrijk is ook: laat de medewerker zoveel mogelijk het woord hebben. Dat doe je door open vragen te stellen (beginnend met: wie, wat, waarom, welke, hoe). Luister wat de medewerker zegt en vraag door om zijn/haar argumenten te verklaren. Wanneer je dat doet, maak je het je gemakkelijker iemand op verbetering te wijzen door mondjes woorden te samenvatten en te verklaren richting de eventuele verbetering die je wil zien.