Wat doe je als een medewerker vaak ziek is?
Het is een herkenbare situatie voor veel MKB-ondernemers: een medewerker meldt zich regelmatig ziek. Met een klein team van bijvoorbeeld tien personen, waarbij je zelf hard meewerkt, leidt dit al snel tot frustratie. Klussen moeten doorgaan, vaak met extra kosten voor een zzp’er, wat de marge flink drukt. Het is verleidelijk om te denken aan ontslag, maar dat is vaak complex, tijdrovend en niet altijd de beste oplossing. Wat kun je wél doen?
Stap 1: Ga het gesprek aan
De eerste stap is om open en eerlijk met de medewerker te praten. Vraag zonder boosheid of oordeel wat er aan de hand is en waarom hij of zij zo vaak afwezig is. Maak duidelijk wat de impact van het verzuim is op het bedrijf, maar toon ook begrip. Dit creëert een veilige sfeer waarin de medewerker zich durft te uiten.
- Tips voor het gesprek:
- Blijf kalm en professioneel.
- Benadruk je intentie om samen naar een oplossing te zoeken.
- Vraag naar mogelijke oorzaken: speelt er iets privé, op het werk of met de gezondheid?
Stap 2: Zoek naar de oorzaak
Frequent verzuim kan verschillende oorzaken hebben. Door te luisteren, kun je de situatie beter begrijpen en gerichte actie ondernemen. Enkele veelvoorkomende situaties en hoe je ermee om kunt gaan:
- Gebrek aan motivatie
Als de medewerker niet gemotiveerd is, vraag dan naar de reden. Is de functie nog passend? Zijn er uitdagingen op de werkvloer? Een luisterend oor en het samen zoeken naar oplossingen, zoals een andere rol of extra ondersteuning, kan het verzuim al verminderen. - Vermoeden van drank- of drugsgebruik
Dit is een gevoelige kwestie en moeilijk te bewijzen. Een duidelijk protocol in het personeelshandboek helpt, bijvoorbeeld over het veilig bedienen van machines of verplichte certificering. Toon empathie en bied hulp aan, zoals een verwijzing naar professionele ondersteuning. - Blessures door hobby’s
Stel, een medewerker is vaak afwezig door blessures, bijvoorbeeld door voetbal. Je kunt een hobby niet verbieden, maar wel in een functioneringsgesprek de verantwoordelijkheden van de functie benadrukken. Bespreek hoe de medewerker blessures kan voorkomen, zoals spelen op een lager niveau, en leg dit vast in een taakomschrijving.
Stap 3: Maak afspraken en kom deze na
Na het gesprek is het belangrijk om concrete afspraken te maken. Vraag de medewerker hoe hij of zij toekomstig verzuim kan voorkomen en kijk of jij als werkgever kunt ondersteunen. Dit kan variëren van flexibele werktijden tot het bieden van toegang tot een bedrijfsarts of coaching. Leg de afspraken schriftelijk vast, zodat beide partijen helderheid hebben. Vergeet niet terug te komen op afspraken; zowel jij als de werknemer dient beloftes na te komen!
Stap 4: Schakel hulp in als nodig
Soms is de situatie complexer, bijvoorbeeld bij vermoedelijke verslavingsproblematiek of langdurige gezondheidsproblemen. Overweeg dan om een specialist in te schakelen, zoals een arbodienst of verzuimbegeleider. Zij kunnen helpen bij het opstellen van een plan en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Waarom dialoog werkt
Veel MKB-ers hebben er eigenlijk geen zin in een heel onderzoek te starten naar het hoe en waarom van frequente ziekmeldingen door een werknemer. Het kost tijd die men liever spendeert aan de leuke dingen, dan aan dit soort vervelende klussen. Maar zie het als een spel. Je moet, wil je een completere ondernemer zijn, nu eenmaal ook de minder leuke uitdagingen aangaan. Meer empathie tonen, open staan voor feedback, een weg naar een oplossing bieden; het maakt je ook aantrekkelijker als werkgever en versterkt de loyaliteit, want jíj bent wel de baas die naar z’n mensen luistert!
Een open gesprek voeren kost tijd, maar het is vaak effectiever dan direct overgaan tot harde maatregelen. Het laat zien dat je als werkgever betrokken bent, wat vertrouwen en loyaliteit kan opbouwen. Bovendien voldoe je aan je verplichtingen als goed werkgever, zoals het bieden van zorg en ondersteuning bij verzuim.
Tot slot
Frequent ziekteverzuim is een uitdaging, maar door het gesprek aan te gaan, de oorzaak te achterhalen en samen te werken aan oplossingen, kun je vaak meer bereiken dan met ontslag. Het vraagt om geduld en empathie, maar kan leiden tot een gemotiveerdere medewerker en een sterker team.
